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Nouvelles scientifiques

 

Paris, le 28 juillet 2003

 

Un système de gestion de documents techniques à l'IN2P3

 

L’Institut national de physique nucléaire et de physique des particules (IN2P3) du CNRS vient de se doter d’un système de Gestion de documents techniques, l’EDMS (Engineering data management system) développé au Cern. Hébergé au Centre de calcul de Lyon et accessible via le WEB, cet outil très performant va permettre de grandement faciliter la gestion des grands projets de recherche auxquels participe l’IN2P3.

 

L’IN2P3 a besoin pour ses thèmes de recherche de développer des appareillages souvent lourds et sophistiqués. Or, la réalisation de tels outils donne lieu à la mise en place de projets sur lesquels interviennent des équipes parfois très nombreuses, réparties dans plusieurs laboratoires, voire plusieurs institutions de divers pays. La circulation, la mise à jour et la pérennité des documents (techniques, administratifs et commerciaux) se rapportant à ces projets est donc une question fondamentale pour leur bon déroulement.

Afin d’améliorer la gestion de ses grands projets, l’IN2P3 a décidé de s’équiper d’une Gestion électronique de documents (GED) et a choisi l’EDMS (Engineering Data Management System) mis au point au Cern. L’EDMS utilise un outil commercialisé sous le nom d’Axalant par la Société Eigner and Partner, auquel une "interface" WEB a été ajoutée afin de permettre à tout un chacun d’accéder via le WEB, sous réserve de confidentialité, aux documents le concernant. Un document dans EDMS est une entité qui permet de décrire via des méta-données un ensemble de pièces jointes diverses, quel que soit leur format électronique.

Chaque projet faisant l’objet d’une réflexion préalable sur son organisation aboutissant à une arborescence, chaque acteur a une place dans cette arborescence qui lui confère des droits d’accès à certaines classes de documents. Chaque document a un cycle de vie : il peut être successivement en préparation, en cours d’approbation, approuvé ou caduque. Un même document peut ainsi donner lieu à plusieurs versions qui toutes sont conservées et accessibles afin d’en assurer la traçabilité. La version directement accessible est toujours la dernière ce qui permet aux acteurs du projet de travailler en permanence avec des documents à jour.

L'EDMS de l’IN2P3 est hébergé au Centre de Calcul de Lyon. Grâce au travail mené en commun avec le Cern dans le cadre de la convention de collaboration passée entre les deux organismes, il est pleinement opérationnel depuis le 1er juillet 2003, date de son ouverture en production. Il est implanté prioritairement pour servir les équipes et les projets de l’IN2P3 comme le projet Spiral II d’extension de la gamme des masses des faisceaux exotiques produits par Spiral, par la production et l’accélération de produits de fission. Il est également ouvert à l’utilisation par des équipes extérieures, comme c’est déjà le cas pour le projet Soleil de synchrotron de troisième génération.

Cet outil est capable de gérer pour chaque projet des centaines de milliers de documents ou de dessins industriels consultables par des milliers d’utilisateurs répartis sur toute la planète. Son développement constitue une avancée notable vers une mondialisation des projets.

Contact chercheur

  • Marcel Lieuvin (directeur adjoint technique), Tél : 01 44 96 45 36
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